سند حسابداري چيست و چه خصوصياتي دارد؟

هر رويداد مالي در يک شرکت، سازمان يا بنگاه اقتصادي بايد به شکل سند حسابداري ثبت گردد. هر سند حسابداري کليه اطلاعات مربوط به رويداد مالي متناظر خود را شامل مي شود.اطلاعات ضروري در اسنادد حسابداري شامل تاريخ، حساب هاي مرتبط با رويداد مالي و مبلغ آنها مي باشد. در ادامه به شرح هر يک از پارامتر هاي سند حسابداري مي پردازيم.

سند حسابداري ، تاريخ سند حسابداري

هر سند حسابداري يا رويداد مالي در يک تاريخ مشخص اتفاق مي افتد اولين پارامتر ضروري يک سند حسابداري تاريخ آن مي باشد، که بدون وجود تاريخ، ثبت سند حسابداري ممکن نمي باشد. ثبت اسنادد  حسابداري بايد به ترتيب تاريخ انجام شود.

شماره سند حسابداري

براي هر سند حسابداري يک شماره در نظر مي گيريم که اين شماره توالي اسناد را مشخص مي کند. در بسياري از نرم افزار هاي حسابداري چند شماره براي اسناد در نظر گرفته مي شود، بطور مثال شماره موقت و شماره دائم که شماره موقت جهت ثبت اوليه سند در نظر گرفته مي شود و شماره دائم پس از نهايي شدن اسناد به سند اختصاص داده مي شود.

حساب ها

در هر تراکنش مالي حداقل دو حساب درگير خواهند شد که يکي حساب بدهکار و ديگري حساب بستانکار مي باشد. اگر تراکنش مالي را بصورت يک جريان به شکل زير در نظر بگيريم.

اسناد حسابداري

در اين جريان طرف مبدا هميشه پولي را از دست خواهد داد و طرف مقصد پولي را بدست مي آورد، پس حساب مبدا هميشه بستانکار و حساب مقصد هميشه بدهکار خواهد بود.

طرف حساب ها در اسناد حسابداري ميتواند بيش از دو مورد باشد مثلا ممکن است سه بدهکار و چهار بستانکار داشته باشيم.

حتما مقاله کدينگ حسابداري و سطوح مختلف حسابها در نرم افزار حسابداري مطالعه کنيد.

آرتيکل سند حسابداري

بابت هر يک از حساب ها در هر طرف، يک سطر اطلاعات در سند حسابداري بايد ثبت گردد. هر سطر سند حسابداري را يک آرتيکل مي گويند.

هر آرتيکل سند حسابداري شامل : کد حساب، شرح آرتيکل و يک مبلغ مي باشد.

کد حساب : بسته به تعريف کدينگ حسابداري حتما شامل کد معين حساب و بصورت اختياري شامل يک يا چند کد تفصيلي مي باشد.

شرح آرتيکل : توضيحاتي است که علت بدهکاري يا بستانکاري کد حساب را شرح ميدهد. اين توضيحات در گزارش هاي مختلف حسابداري استفاده مي شود.

مبلغ : در سند حسابداري دو ستون به مبلغ اختصاص دارد، ستون بدهکار و ستون بستانکار. براي هر آرتيکل فقط يکي از اين دوستون بايد مقدار داشته باشد و حتما هم اين مقدار بايد يک عدد مثبت و بزرگتر از صفر باشد.. يعني آرتيکل بدون مبلغ ثبت نمي شود.

جمع سند

جمع مبالغ ستون بدهکار و جمع مبالغ ستون بستانکار بصورت مجزا در زير سند حسابداري درج مي شوند که اين دو ستون بايد برابر باشد. در صورت برابري دو ستون مي گويند سند حسابداري تراز مي باشد.

پيوست

تعداد برگه هاي پيوست اسناد حسابداري در اين قسمت نوشته مي شود. معمولا برگه هايي مانند فاکتور رسيد پرداخت حواله واريز و … که مسبب رويداد مالي مربوط به سند حسابداري بوده است به سند پيوست ميي  شوند.