6 نکته براي انتخاب نرم افزار حسابداري مناسب

در اين مطلب 6 نکته اساسي براي انتخاب نرم افزار حسابداري مناسب را براي شما شرح مي دهيم اميدوارم مفيد واقع شود. 

1- چرا بايد از نرم افزار حسابداري استفاده کنيد؟

استفاده از نرم افزار حسابداري موجب صرفه جويي در زمان مي شود. وقتي نرم افزار را با حساب کتاب دستي مقايسه مي کنيم معمولا استفاده از نرم افزار حسابداري کارآمد تر است. زيرا نرم افزار خيلي ازز مشکلات را کاهش مي دهد بطور مثال يک بار اطلاعاتي از قبيل اطلاعات مشتريان ، آدرس، تلفن، و … را واردد نرم افزار مي کنيد و در دفعه هاي بعدي ديگر لازم به ورود اين اطلاعات نمي باشد و يا در استخدام کارمند همم  صرفه جويي مي شود و سوابق دقيق تر از حسابهاي خود داريد.

اگر شما کسب و کار کوچکي داريد و مشتريان کمي داريد مي توانيد از نرم افزار حسابداري با قيمت هاي کم يا رايگان هم استفاده کنيد. اما يکي از مشکلات نرم افزار هاي رايگان عدم پشتيباني مي باشد.

برخي از نرم افزارهاي حسابداري که براي کسب و کار کوچک هستند براي سهولت استفاده بسيار ساده طراحي مي شوند که توسط يک فردي که هيچ پس زمينه حسابداري ندارد هم قابل استفاده مي باشد.

2- به کدام از ويژگي هاي يک نرم افزار حسابداري نياز داريد؟

با محدود کردن نسخه نرم افزار انتخابي انجام دهيد که مناسب کسب و کار شما باشد. ويژگي هاي نرم افزار حسابداري براي کسب و کارهاي کوچک عبارتند از:

انبارداري

مديريت فروش

مديريت ارتباط با مشتري

دريافت و پرداخت آنلاين

مديريت هزينه و بودجه بندي

پيش بيني هاي مالي

حقوق و دستمزد

ماليات و بيمه

صنعت خاص نرم افزار حسابداري

برخي از نرم افزار هاي حسابداري به طور خاص براي صنايعي مانند ساخت و ساز، ساخت و توزيع کنندگان عمده فروشي طراحي شده است. اگر کسب و کار کوچک خود را در يک صنعت با الزامات حسابداري خاصص ميدانيد، ممکن است نرم افزار حسابداري با ويژگي هاي با اين شرايط نياز داريد.

صحبت کردن با ديگران درباره نرم افزار حسابداري

قبل از خريد نرم افزار، صحبت کردن با حداقل سه نفر ديگر که از نرم افزار حسابداري در کسب و کار که مشابه با شما هستند استفاده مي کند لازم مي باشد.

6  نکته اساسي براي انتخاب نرم افزار حسابداري مناسب

3- اطلاعات بيشتر براي انتخاب نرم افزار حسابداري

آيا نرم افزار حسابداري ميتواند با رشد کسب و کار شما ارتقاء پيدا کند؟

وقتي نرم افزار را پيدا کنيد که تمام نيازهاي شما را براورده کند مهمترين قدم را برداشته ايد. اما بايد برسي کنيد که آيا در آينده مي توانيد قسمت يا ماژول جديدي به اين نرم افزار اضافه کنيد؟ آيا شرکت ارائه دهندهه مي تواند اين کار را انجام دهد؟ اين مهمترين نکته در انتخاب يک نرم افزار مي باشد که خيلي ها به آن توجهه  نمي کنند.

نرم افزار آنلاين يا آفلاين؟

نرم افزار آنلاين مبتني بر وب است که از طريق يک مرورگر اينترنت قابل کار کردن مي باشد. فرق نرم افزار حسابداري آنلاين با آفلاين در اين است که براي دسترسي به داده هاي حسابداري و سوابق از طريق اينترنتت قابل مشاهده مي باشد در صورتي که نرم افزار حسابداري آفلاين اينطور نيست .

مي توانيد دسترسي برخي از کاربران را در نرم افزار محدود کنيد؟

اگر بيش از يک نفر از نرم افزار استفاده مي کند، ممکن است يک فرد به دسترسي کامل نياز داشته  باشد،اما ديگران ممکن است نياز به دسترسي محدودي داشته باشند.

آيا نرم افزار حسابداري دمو يا نسخه آزمايشي دارد؟

هميشه بهتر است قبل از خريد نرم افزار دموي آن را ببينيد و با آن کار کنيد تا ديدتان نسبت به نرم افزار  کامل شود.

4- پشتيباني نرم افزار

قبل از خريد نرم افزار بايد به نحوه پشتيباني آن شرکت ارائه دهنده توجه کنيد.

مطمئن باشيد که پس از خريد نرم افزار حتما به پشتيباني آن نياز خواهيد داشت. پشتيباني در امور مالي از حساسيت و اهميت بيشتري برخوردار است. بنابراين در رابطه با پشتيباني نرم افزار پرس و جو کنيد. سوالاتيي  زير را حتما بپرسيد:

چه مواردي شامل پشتيباني مي شود؟

هزينه پشتيباني چقدر است؟

آيا پشتيباني رايگان ارائه مي گردد؟

مدت پشتيباني رايگان چقدر است؟

بهتر است که نرم افزار در ابتدا پشتيباني رايگان داشته باشد، تا در زمان شروع بکار گيري آن، بتوانيد سوالات خود را بدون پرداخت هيچ هزينه اي بپرسيد و سردرگم نشويد. طبيعتا پس از آن ارائه پشتيباني منوط به پرداختت هزينه از سوي شما ميباشد. توصيه ما اين است که هزينه پشتيباني را با خيال آسوده پرداخت کنيد، تجربه نشان داده که در موقعيت هاي حساس مالي، شديدا نيازمند پشتيباني خواهيد شد.

5- پرداخت نکردن هزينه براي ويژگي هايي که شما از آنها استفاده اي نمي کنيد

کسب و کارهاي کوچکتر به ويژگي هاي کمتر و کسب و کارهاي بزرگ به ويژگي هاي بيشتري نياز دارند. و شما بايد طبق نيازتان نرم افزار خريداري کنيد تا بيشتر از نيازتان هزينه اي نپردازيد.

6- استفاده از يک حسابدار يا نرم افزار حسابداري؟

يک حسابدار براي تضمين اين که کسب و کار شما پايبند به حسابداري و مالياتي باشد قابل جايگزين با نرم افزار حسابداري نيست. اما، هنگامي که شما در يک کسب و کار کوچک از نرم افزار حسابداري استفادهه مي کنيد، شما هر روز وظايف حسابداري را از دست يک حسابدار به نرم افزار مي سپاريد، که موجب صرفهه جويي در پول مي شود. نرم افزار حسابداري مي تواند گزارش هاي مختلفي را براي شما داشته باشد کهه  ميتوان گفت خيلي دقيق تر مي باشد.