ویژگیهای یک نرم افزار حسابداری خوب

ويژگيهاي يک نرم افزار خوب :

مبتني بر اصول مهندسي نرم افزار طراحي شده باشد

در عين دارا بودن ويژگيهاي مورد نظر محور نرم افزار ، داراي رابط کاربري ساده و آسان باشد

داراي ساختار پايگاه داده منسجم و مستحکم باشد . اهميت اين مطلب از اينروست که در واقع کليه داده‌ها نرم افزار در فايلهاي پايگاه داده ذخيره مي شوند . در حقيقت طراحي پايگاه داده بخش مهمي از پروسهه طراحي نرم افزار مي باشد.

نرم افزار تا حد قابلیت اجازه ورود داده‌ها اشتباه را به کاربر ندهد.

ارتباط منطقي بين داده‌ها توسط سيستم مديريت گردد.

کاربر مجبور به ورود گزارش‌ها تکراري در برنامه نباشد. اين محور تا حد زيادي به طراحي ساختار پايگاه داده دارد.

ويژگيهاي يک نرم افزار حسابداري خوب :

در ابتدا ويژگيهاي يک نرم افزار خوب را که در بالا شرح داده شد دارا باشد.

از نظر ساختار درختواره حسابها تعداد سطوح کافي براي تعريف حسابها داشته باشد.

از ساختار حسابهاي شناور پشتيباني نمايد . منظور از حسابهاي شناور حسابهايي هستند که قابليت اتصال به معين ها يا تفصيلي هاي متفاوتي را دارا مي باشند.

مراکز هزينه (عوامل هزينه) قابل تعريف باشند.

قابلیت اينکه در دوره هاي مالي مختلف ساختار حسابهاي متفاوتي تعريف کنيم موجود باشد. اهميت اين مساله از اين جهت است که معمولآ تغيير کدينگ در شرکت يا سازمان ممکن است اتفاق بيفتد . سيستم حسابداري خوب بايد ضمن حفظ سوابق کدينگ سالهاي گذشته قابليت متفاوت بودن کدينگ سال جديد را دارا باشد. اکثر نرم افزارهاي موجود در بازار ايران به اين مساله کم توجهي نموده اند.

سطوح تاييد سند حسابداري توسط کاربر قابل تعريف باشند چون در شرکتها و سازمان مختلف ممکن است تعداد تاييد کنندگان سند حسابداري متفاوت باشد.

سيستم قابليتي را ارائه بدهد که کاربران مختلف بتوانند اجازه ويرايش اسناد ثبت شده توسط آنها را به ديگران اعطا کنند يا مجوزش را بگيرند. در محيطهاي چند کاربري بدليل اهميت شرح مالي معمولآ اين مساله حساس مي باشد.

ساختار مربوط به ثبت سند حسابداري بايد بسيار سريع و قوي و در عين حال تا حد فرصت ساده طراحي شوند چون عمده کار حسابداري در اين بخش اتفاق مي افتد.

ترتيب آرتيکلهاي داخل سند حسابداري توسط کاربر قابل تغيير باشد.

فرصت کپي کردن آرتيکلها بين اسناد و در داخل سند جاري ميتواند کار ثبت داده ها را براي کاربر تسهيل کند.

سيستم قابلیت ثبت اسناد را توسط فايل اکسل دارا باشد. معمولآ حسابدارها با فايلهاي اکسل خيلي راحت ترند و در عين حال اکسل بعنوان استانداردي جهت نقل و انتقال اطلاعات بين نرم افزارها پذيرفته شده است. نرم افزاري که قابلیت خروجي و ورودي اکسل را در قسمتهاي مختلف تعبيه کرده باشد ميتواند بسيار به حسابدارها کمک رساني نمايد.

 سيستم حسابداري خوب بايد با ساير سيستمهاي مربوطه مانند خزانه داري ، خريد و ارائه و انبار و … در ارتباط باشد و فرصت صدور اسناد اتوماتيک حسابداري از ساير سيستمها فراهم باشد. از آنجا که حسابداري بعنوان هسته اي مرکزي براي نرم افزارهاي يکپارچه مطرح مي باشد نرم افزارهايي موفقترند که هرچه بهتر اين ارتباط را در طراحي لحاظ کرده باشند.

در واقع در روز جاریه بيشتر شرکتها به رويکرد طراحي سيستمها بصورت يکپارچه گرايش پيدا کرده اند و اين مساله بدليل مشکلات زيادي بود که سيستم هاي جزيره اي ايجاد کرده بودند. پس سيستم حسابداري خوب سيستمي است که در يک مجموعه سيستم يکپارچه ارائه شود.

گزارشات سيستم بايد کافي و گويا باشند.

خروجيهاي چاپي نرم افزار بايد طوري پويا باشد که کاربر بتواند در خروجي چاپي دقیقآ اعمال سليقه نمايد. نرم افزارهايي که خروجي چاپي را مورد کم لطفي قرار دهند نميتوانند گزينه مناسبي باشند.

عمليات بستن حسابهاي موقت ، قطعي کردن اسناد حسابداري ،صدور سند اختتاميه ، صدور سند افتتاحيه حتمآ بايد بصورت اتوماتيک باشد. اتوماتيک بودن اين عمليات ضمن بالا بردن دقت کار، حجم زيادي از کار حسابدارها را نزول ميدهد.

نکته اي که بسيار حايز اهميت است و تعداد زيادي از نرم افزارها به آن توجه ندارند اين مطلب است که سيستم تمامي کنترلهاي منطقي را بايد انجام دهد در زير به تعدادي از اين کنترلها اشاره مي کنيم:

محدوده تاريخ دوره مالي در ثبت اسناد رعايت شود تا کاربر نتواند خارج از محدوده سندي ثبت نمايد.

آرتيکلهاي حسابداري فقط بايد بتوانند در آخرين سطح سند حساب ثبت شوند و اگر حسابي داراي زير حساب بود نبايد مستقيمآ بتواند در اسناد شرکت نمايد. اهميت اين مساله در توازن تراز يک حساب با تراز مجموع زير حسابهاي مي باشد.

گزارش‌ها وارده مانند تاريخ بايد فرمت صحيحي داشته باشند. سيستم به هيچ عنوان نبايد گزارش‌ها غير منطقي با فرمتهاي غلط را بپذيرد.

در هر دوره مالي فقط يک سند افتتاحيه يا اختتاميه بايد قابل ثبت باشد.

محدوده تاريخ دوره هاي مالي نبايد با يکديگر تداخل داشته باشند.

و کنترلهاي ديگري که مواردي از اين دست هستند که با هدف انسجام و درستي گزارش‌ها ايجاد مي گردند.

موارد فوق بخشي از نشانه هاي يک نرم افزار حسابداري خوب مي باشند که نگارنده با توجه به تجربيات چهارده ساله خويش که در زمينه توليد سيستمهاي مالي و اداري داشته است ذکر کرده ام . از اين مطلب غافل نشويم که موارد فني بسياري را ميتوانستيم ذکر کنيم که از حوصله خواننده خارج است و بيشتر جزئيات طراحي و پياده سازي و برنامه نويسي را در برميگيرد.